Vast tapijt op kantoor: grondig reinigen tijdens de eindejaarssluiting

Waarom dit venster beter is dan een weekend

De rest van het jaar wordt kantoortapijt gereinigd tussen twee werkdagen in. De techniek kiest men dan achterstevoren, vertrekkend van het uur waarop de eerste medewerker de verdieping weer op loopt. Is dat uur dichtbij, dan kiest men methodes met heel weinig water, die snel droog zijn maar vooral aan de oppervlakte werken.

De eindejaarssluiting verandert die berekening. Het gebouw blijft enkele dagen na elkaar leeg, en die tijd komt drie stappen ten goede:

• de voorbehandeling, die zo lang als nodig kan inwerken op het vastgetrapte vet in de gangen in plaats van meteen weggespoeld te worden;
• de reiniging zelf, die het vuil onderin de vezel kan gaan halen met een echte spoeling, over de hele verdieping en niet maar over de helft;
• het drogen, dat klaar is voor iemand er nog maar over loopt.

Dat laatste weegt zwaarder dan men denkt. Vast tapijt dat nog vochtig is en waarover gelopen wordt, neemt het vuil van de schoenzolen veel sneller op dan droog tapijt, en binnen de week verschijnen in de gangen de eerste sporen. Met enkele dagen marge valt dat risico weg. De verschillende werkwijzen en waar ze voor dienen, leest u op onze pagina over vast tapijt reinigen ter plaatse.

Wat u al in november beslist

Een grondige reiniging tijdens de feestdagen wordt bijna volledig vóór de sluiting beslist. De nodige gegevens zijn eenvoudig, maar u moet ze verzamelen zolang de teams er nog zijn:

• de exacte data waarop het gebouw dicht is, en de dagen waarop toegang mogelijk blijft;
• de oppervlakte in vierkante meter, verdieping per verdieping;
• het soort plaatsing: losliggende tegels, volledig verlijmde banen, tapijt op een technische verhoogde vloer;
• de zones die het zwaarst te lijden hebben: inkomsas, hoofdgang, de omgeving van de liften, de koffiehoek, druk gebruikte vergaderzalen;
• enkele foto's van die zones, bij daglicht genomen.

Dan volgen de vragen over toegang. Wie heeft tijdens de sluiting de badges of sleutels? Weet de bewakingsfirma welke dagen en uren er gewerkt wordt? Welke alarmzones moeten uit? Blijft de goederenlift bruikbaar om het materiaal naar boven te brengen? Waar zijn een waterpunt en stopcontacten die niet aan het circuit van de serverruimte hangen?

Deelt u het gebouw met andere huurders, betrek dan ook de gebouwbeheerder. Hij heeft vaak eigen regels voor externe firma's tijdens de vakantie, en die kent u beter vooraf dan achteraf. Hebt u alles verzameld, dan kunt u ons de gegevens bezorgen voor een prijsopgave.

Verwarming en ventilatie: de val van het slapende gebouw

Veel kantoorgebouwen schakelen over op een spaarstand zodra het personeel vertrekt: de verwarming gaat omlaag, de ventilatie draait trager of valt stil, soms per verdieping uitgeschakeld. Voor de energiefactuur is dat logisch. Voor vast tapijt dat net gereinigd is, is het de slechtst denkbare situatie.

In koude, stilstaande lucht verdampt het water dat in de pool en onder de rugzijde achterblijft maar traag. Het drogen, dat op een dag had moeten lukken, sleept aan, en in vergaderzalen zonder raam kan een muffe geur blijven hangen. De tijdwinst van de sluiting is dan verloren.

De oplossing vraagt één gesprek met wie de technische installaties beheert:

• de ventilatie laten draaien op de behandelde verdiepingen zolang het drogen duurt;
• een minimumtemperatuur aanhouden in plaats van de verwarming volledig uit te zetten;
• de binnendeuren van de behandelde ruimtes openlaten, vergaderzalen inbegrepen.

Wij brengen zelf ventilatoren met een vlakke luchtstroom mee en, in een afgesloten ruimte, een ontvochtiger om het drogen af te ronden. Ze vullen een werkende ventilatie aan; een gebouw dat in slaap is gezet, vervangen ze niet.

Meubilair, tegels en het personeelsfeest

De laatste weken van het jaar zijn ook de weken van de recepties. Omgestoten glazen, frisdrank, borden die op de grond belanden: december brengt zijn portie vlekken net wanneer de reiniging wordt voorbereid. Vraag het team dat het feest organiseert om elk ongelukje te melden, met de plaats en wat er gemorst werd. Een vlek van koffie, frisdrank of rode wijn met een naam en een datum is veel beter te behandelen dan een anonieme kring die drie weken later opduikt.

Op het moment zelf geldt één reflex: deppen met een witte doek, zonder wrijven. Vermijd afwasmiddel uit de keuken en vlekkensprays, die een kleverig residu achterlaten waaraan het stof zich hecht. Hardnekkige gevallen vallen onder vlekken verwijderen uit vast tapijt, wat we in de grondige reiniging meenemen.

Wat verschuift, wat blijft staan

Laat vóór het verlof alles van de vloer halen wat er rondslingert: dozen, vuilnisbakjes, verlengkabels, tassen, kerstboomvoeten en plantenbakken. Een pot op het tapijt tijdens het drogen laat een vochtige kring na die zichtbaar blijft. Ladeblokken en bureaustoelen op wieltjes worden verplaatst; hoge kasten blijven staan. Een foto van elk bureau-eiland maakt het terugzetten eenvoudig.

Tegels die vervangen moeten worden

Bij een plaatsing in tegels loont het om tijdens de voorbereiding de exemplaren te zoeken die niet meer te redden zijn: brandplekken, een vlek tot in de rug, een tegel die door een oud lek is opgezwollen. Kijk ook of er nog reservetegels liggen van bij de plaatsing, in een technisch lokaal of een kelder. Dat verandert de aanpak van die zones.

De terugkeer in januari, en daarna

Een verdieping die tijdens de feestdagen gereinigd is, gaat in januari weer open, midden in de Brusselse winter: regen, modder van de stoep, soms strooizout. De eerste dagen bepalen hoe lang het resultaat standhoudt. Twee opeenvolgende inloopmatten, een schrapende buiten en een absorberende binnen, houden een groot deel tegen van wat de schoenen binnenbrengen. Dagelijks stofzuigen van het sas en de gangen in die weken doet de rest.

Ook belangrijk is wat een reiniging niet doet. In een drukke gang zit een deel van de donkere tint in de vezel zelf, platgelopen en versleten. De reiniging haalt het vuil weg en zet de pool deels weer recht; verloren materiaal geeft ze niet terug. Het verschil met de rest van de verdieping wordt duidelijk kleiner, zonder altijd te verdwijnen.

Tot slot moet een jaarlijkse grondige reiniging onderhouden worden. Tussen twee volledige beurten verlengen kortere interventies op enkel de looppaden en vlekbehandeling op aanvraag de levensduur van de vloerbekleding aanzienlijk. Dat is het principe van het periodieke onderhoud op de pagina vast tapijt in kantoren. Voor een hotel of restaurant, dat tijdens de feestdagen niet sluit, verloopt de organisatie anders: zie vast tapijt in hotels en horeca.